거래명세서를 찾다 보면 온라인 상에서도 다양한 양식을 만나볼 수 있는데요. 그 외에 또 다른 양식을 찾으시는 분들에게는 조금이나마 도움이 될 수 있는 자료가 아닐까 생각이 듭니다. 거래명세서 프로그램을 사용하시는 경우도 있지만 엑셀 파일만 수량과 단가만 입력을 하게 된다면 프로그램 없이도 자동으로 계산이 되기 때문에 셀 입력값이 잘 입력이 되어있으면 편리하게 사용할 수 있는데요. 그러한 거래명세서 엑셀 양식을 총 7가지 자료들을 준비했습니다.
거래명세서란?
거래명세서(specification on transaction, 去來明細書)란 공급한 자와 공급받은 자의 인적사항, 거래일자, 거래내용, 공급가액, 세액 등이 기재된 명세서를 말한다. 이는 거래처와의 거래 시 이를 증명하기 위해 사용하는 것으로 대다수의 기업에서 거래내역을 기록하는 장부로도 활용하고 있다.
거래명세서만으로 세무 상 증빙자료로 이용될 수 없으며, 세금계산서와 함께 보관하는 것이 좋다. 사업자가 고정거래처와 거래를 하는 경우에는 일정기간의 거래를 합계한 세금계산서를 교부할 수 있다.
제조장과 직매장 등 2개 이상의 사업장을 가진 사업자가 제조장에서 생산한 재화를 직매장 등에서 전담하여 판매할 때 총괄납부승인을 받은 사업자의 경우 제조장에서 직매장 등으로 거래명세서를 교부할 수 있다.
거래명세서의 필요성
세무서에서 매입 거래에 대하여 자료상을 통한 무자료 가공거래를 적발하기 위하여, 매입세액부당공제 혐의가 있다고 판단되면 소명자료 제출을 요구하게 된다.
소명자료 제출 시, 세금계산서와는 별도로 매입행위 자체가 정당하다는 가장 객관적인 자료인 은행 송금증 혹은 입금표와 함께 거래명세서를 제출한다. 따라서 거래명세서 또한 사적증빙으로 가치가 있으므로 회사 내부관리 차원에서 거래명세서도 세금계산서와 같이 별도로 관리하는 것이 유리할 것이다.
세금계산서처럼 법적증빙 이외의 거래명세서 등의 자료는 납세자와 과세관청 사이의 분쟁 시 실질과세의 원칙에 의해 납세자의 측면에서는 일종의 안전장치의 역할을 하는 것이라고 보면 되는 것이다.
1) 사적증빙
세법에서는 인정받을 수 없으나 거래처와 거래사실을 객관적으로 입증하고 법적인 문제가 생겼을 경우 거래사실을 확인하는 주요 증빙으로, 거래명세서와 같은 거래증빙과 기안서나 품의서 같은 내부증빙으로 구분할 수 있다.
2) 실질과세원칙
세법은 실질에 따라 과세소득을 산정하고 또 진실한 소득자에게 조세를 부과하도록 규정하고 있다. 소득귀속자의 실질과세는 과세소득이 누구에게 귀속되는가를 결정하여 과세하는 것이며, 거래형태의 실질과세는 거래형태를 분석하고 그 실체를 파악하여, 경제적 실질에 따라 거래내용을 포착하여 과세하는 것이다.
거래명세서의 작성 및 보관
1) 거래명세서 작성
거래처에 상품 등을 거래한 경우 통상적으로 세금계산서와 거래명세서를 함께 발행한다. 원본 거래명세서는 상품을 매입하는 거래처에 세금계산서(공급받는 자 보관용)과 함께 발행하며, 공급자는 세금계산서(공급자보관용)과 거래명세서 사본을 가지고 처리를 한다.
거래명세서는 증빙자료로 사용하는 부분 외에도 상품의 품목수가 많아 세금계산서에 내용을 기입하기 어려운 경우 상세내역을 기입하여 보관하기 위해 작성한다. 즉 세금계산서에 납품품목들을 모두 기록할 수 있다면 굳이 거래명세서를 작성할 필요가 없다.
월말에 세금계산서를 한 장으로 발행하는 경우, 납품 때는 세금계산서를 제외한 거래명세서만 작성하기도 한다.
2) 거래명세서 보관
일반적으로 기업에서는 거래명세서를 세금 계산서 뒷면에 붙여서 보관한다. 회사자체에서 부가가치세 신고할 때에는 세금계산서철은 추후 부가가치세 불부합자료에 대한 소명자료로 반드시 필요하므로 세금계산서철을 별도로 만들어 잘 보관해야 한다.
거래증빙 서류의 종류
- 거래명세서
- 세금계산서
- 계산서
- 간이영수증
- 현금영수증
거래명세서 작성시 유의사항
① 거래일자
거래일자는 거래가 실제로 이루어진 날짜를 적는다.
② 공급받는자, 공급자
거래처와의 거래사실을 서로 확인하는 부분으로 공급받는 자의 상호(명), 사업장 주소, 전화번호, 합계금액 등을 기입하고, 공급자는 등록번호 란에 사업자등록번호를 기재하고 상호, 성명 사업장 주소 등을 함께 기입한다.
③ 거래내역
‘월일’에는 거래가 일어난 날짜를 기입하고 ‘품목’ 란에는 공급가액이 가장 큰 품목 순으로 기재하며, ‘금액’은 양식에 따라(공급가액/세액)을 분리하여 기입하는 경우도 있다.
이러한 경우 부가가치세(vat)를 포함하거나, 별도로 계산하는 방법에 따라 기입금액에 차이가 있을 수 있다.